Nutzungsbedingungen

explai GmbH

Stand: 16.03.2026

1. Lizenzgewährung

1. Die explai GmbH räumt dem Kunden ein einfaches, zeitlich befristetes, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares und widerrufliches Nutzungsrecht an der explai Software und/oder den explai Dienstleistungen für eigene betriebliche Zwecke ein.
2. Ein Eigentumserwerb an der explai Software, den explai Dienstleistungen oder der zugrunde liegenden Infrastruktur findet nicht statt.
3. Die Nutzung durch verbundene Unternehmen im Sinne der §§ 15 ff. AktG ist nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung der explai GmbH zulässig.
4. Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag dürfen vom Kunden nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung der explai GmbH abgetreten werden.
5. Bei einem Vertrieb der explai Software oder der explai Dienstleistungen über Reseller, Partner oder sonstige Vertriebspartner hat der Kunde sicherzustellen, dass diese Nutzungsbedingungen vollständig an den jeweiligen Endkunden weitergegeben und von diesem anerkannt werden.

2. Betriebsmodelle

2.1 Betrieb in der explai Cloud

1. Beim Cloud-Betrieb stellt die explai GmbH dem Kunden den Zugang zur explai Software und den explai Dienstleistungen über das Internet auf einer von der explai GmbH kontrollierten Umgebung zur Verfügung.
2. Die explai GmbH ist berechtigt, hierfür Dienstleistungen Dritter, insbesondere Dienstleister wie AWS, Azure, GCP oder vergleichbare Anbieter, sowie KI-Dienste, einzusetzen.
3. Die explai GmbH bleibt in diesem Fall gegenüber dem Kunden alleiniger Vertragspartner und verantwortlich für die vertraglich geschuldete Leistung.
4. Die Verarbeitung der Kundendaten erfolgt vorrangig in Rechenzentren innerhalb der EU / des EWR; Abweichungen bedürfen der vorherigen Information und Zustimmung des Kunden.
5. Drittanbieterkosten werden zusätzlich zu den Lizenzkosten dem Kunden berechnet.

2.2 Betrieb auf Kunden-Infrastruktur (On-Premises / Private Cloud)

1. Beim On-Premises-Betrieb oder Betrieb in einer durch den Kunden kontrollierten Umgebung (z.B. kundeneigene Private-Cloud) installiert oder stellt die explai GmbH die explai Software zur Installation auf der IT-Infrastruktur des Kunden bereit. Installiert der Kunde selbst, haftet die explai GmbH nicht für Installations- und Konfigurationsfehler.
2. Der Kunde ist für Betrieb, Wartung, Sicherheit, Backup und Verfügbarkeit der eigenen Infrastruktur verantwortlich, einschließlich Hardware, Netzwerk, Betriebssysteme, Datenbanken und die Nutzung von Drittanbieterdiensten, z.B. für KI-Modelle.
3. Die explai GmbH schuldet in diesem Modell ausschließlich die Bereitstellung der explai Software sowie etwaig vereinbarter Support- und Wartungsleistungen, jedoch keine Systemverfügbarkeit der Kundeninfrastruktur.
4. Der Kunde führt innerhalb von 10 Arbeitstagen nach Installation eine Abnahmeprüfung durch; werden innerhalb dieser Frist keine Mängel angezeigt, gilt die Installation als erfolgreich abgenommen. Erst ab erfolgter Abnahme darf die explai Software für explai Dienstleistungen genutzt werden und es beginnt die vereinbarte Vergütungspflicht.

3. Accounts, Nutzer und Nutzung

1. Der Kunde ist für die Verwaltung der Benutzerkonten und die Geheimhaltung von Zugangsdaten verantwortlich.
2. Der Kunde stellt sicher, dass sämtliche Nutzer diese Nutzungsbedingungen einhalten.
3. Lizenzen werden als Named-User-Lizenzen vergeben und sind personengebunden; eine gleichzeitige Nutzung durch mehrere Personen mit demselben Account ist unzulässig. Die Neuzuweisung von Named-User-Lizenzen ist ausschließlich im Rahmen relevanter HR-Ereignisse (z. B. Austritt oder dauerhafte Aufgabenänderung) sowie bei nachweislich deutlicher Unternutzung des bisherigen Nutzers, insbesondere bei einer durchgehenden Nichtnutzung von mindestens 30 Tagen, zulässig.

4. Zulässige und unzulässige Nutzung, Ergebnisse, Risiken

1. Der Kunde darf die explai Software oder die explai Dienstleistungen nur im Rahmen des vertraglich vereinbarten Umfangs und ausschließlich zu eigenen geschäftlichen Zwecken nutzen.
2. Es ist dem Kunden untersagt, die explai Software zu vervielfältigen, zu bearbeiten, zu dekompilieren, zu rekonstruieren, zu übersetzen oder anderweitig zu reverse-engineeren, soweit dies nicht zwingend nach §§ 69d, 69e UrhG gestattet ist.
3. Der Kunde darf weder die explai Software noch die explai Dienstleistungen zur Verletzung von Gesetzen, Rechten Dritter oder zur Übertragung rechtswidriger Inhalte verwenden.
4. Der Kunde stellt die explai GmbH von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aufgrund einer rechtswidrigen Nutzung der explai Software oder der explai Dienstleistungen durch den Kunden oder seine Nutzer geltend gemacht werden, einschließlich angemessener Kosten der Rechtsverteidigung.
5. Technische Schutzmaßnahmen, Nutzungsbegrenzungen sowie Sicherheitsmechanismen dürfen nicht umgangen, entfernt oder beeinträchtigt werden.
6. Die explai GmbH ist berechtigt, Nutzungsgrenzen (z.B. API-Calls, Speicher, Rechenzeit) einzuführen oder anzupassen, soweit dies zur Aufrechterhaltung der Systemstabilität erforderlich ist.
7. Die Parteien sind sich bewusst, dass KI-Systeme probabilistisch arbeiten und Ergebnisse nicht in jedem Einzelfall zutreffend sein müssen; die KI-Ausgaben stellen Entscheidungsunterstützung, keine Rechts- oder Unternehmensberatung dar.
8. Der Kunde bleibt für fachliche Bewertung und Entscheidung auf Basis der KI-Ergebnisse verantwortlich; die KI ersetzt keine eigenständige Prüfung durch den Kunden.
9. Der Kunde richtet angemessene Kontrollmechanismen und Plausibilitätsprüfungen ein, insbesondere bei geschäftskritischer Verwendung der KI-Ergebnisse (z.B. Vertragsentscheidungen, Risikobewertungen).
10. Der Kunde informiert die explai GmbH unverzüglich über erhebliche Fehlinterpretationen, Auffälligkeiten oder schwerwiegende Vorfälle im Zusammenhang mit den KI-Ausgaben (insbesondere Risiken für Gesundheit, Sicherheit oder Grundrechte), um eine Anpassung der Projektkonfiguration oder der Modelle zu ermöglichen und etwaige Meldepflichten nach Art. 73 KI-VO zu erfüllen.

5. Daten, Vertraulichkeit und Datenschutz

1. Der Kunde bleibt alleiniger Rechteinhaber an sämtlichen von ihm eingebrachten Daten. Zu den Kundendaten zählen insbesondere Geschäftsdokumente, Verträge, Prozessbeschreibungen, Richtlinien, Korrespondenz sowie sonstige Informationen, die der Kunde zur Analyse durch die explai Software bereitstellt.
2. Der Kunde stellt sicher, dass er zur Bereitstellung der Daten (einschließlich etwaiger personenbezogener Daten) berechtigt ist und die rechtlichen Voraussetzungen (insbesondere Datenschutz-, Berufs- und Geschäftsgeheimnisschutz) erfüllt.
3. Der Kunde ist für Richtigkeit, Vollständigkeit und Qualität der von ihm gelieferten oder zugänglich gemachten Daten verantwortlich und erkennt an, dass die Qualität der KI-Ergebnisse wesentlich von der Datenqualität abhängt.
4. Die explai GmbH verarbeitet Kundendaten ausschließlich im Rahmen der vereinbarten Zwecke und nach Maßgabe einer gesonderten Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO), soweit personenbezogene Daten betroffen sind, was der explai GmbH durch den Kunden anzuzeigen ist. Versäumt der Kunde die rechtzeitige Anzeige, stellt er die explai GmbH von jeglichen, daraus resultierenden Haftungsansprüchen frei.
5. Beide Parteien behandeln vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei streng vertraulich und verwenden diese nur zur Vertragsdurchführung. Als vertraulich gelten alle Informationen, die als vertraulich gekennzeichnet sind oder deren Vertraulichkeit sich aus den Umständen ergibt. Die Vertraulichkeitspflicht gilt nicht für Informationen, die (a) öffentlich bekannt sind oder werden, ohne dass die empfangende Partei dies zu vertreten hat, (b) der empfangenden Partei bereits bekannt waren, (c) von Dritten rechtmäßig erlangt wurden, oder (d) unabhängig entwickelt wurden. Die Vertraulichkeitspflicht gilt für die Dauer des Vertrages und fünf Jahre darüber hinaus.
6. Die explai GmbH ist berechtigt, anonymisierte oder aggregierte Nutzungsdaten zu erheben und auszuwerten, um die Leistung und Sicherheit der Services zu optimieren.

6. Service Levels, Wartung und Änderungen

1. Beim Cloud-Betrieb stellt die explai GmbH eine angemessene Verfügbarkeit der Services sicher.
2. Die explai GmbH ist berechtigt, Updates, Upgrades und Änderungen an der explai Software und den explai Dienstleistungen vorzunehmen, sofern die wesentliche Funktionalität nicht beeinträchtigt wird.
3. Wartungsarbeiten, die zu vorübergehenden Einschränkungen führen, werden (soweit möglich) frühzeitig angekündigt und in nutzungsarmen Zeiten durchgeführt.
4. Beta- oder Testfunktionen werden ohne Zusage bestimmter Eigenschaften und ohne SLA lediglich „wie besehen" von der explai GmbH bereitgestellt und können jederzeit geändert oder eingestellt werden.

7. Vergütung und Zahlungsbedingungen

1. Die Nutzung der explai Software und der explai Dienstleistungen ist mit regelmäßig wiederkehrenden Entgelten (z.B. monatliche oder jährliche Subskriptionsgebühr) verbunden. Die bei Vertragsschluss gültige explai Preisliste ist als Anlage 1 beigefügt und wird Bestandteil dieses Vertrages.
2. Rechnungen werden vor Beginn des Nutzungszeitraums gestellt und sind sofort fällig.
3. Bei der Nutzung der explai Cloud werden die durch den Kunden verursachten Drittanbieterkosten zum Selbstkostenpreis zuzüglich eines Aufschlags gemäß der aktuellen explai Preisliste monatlich an den Kunden in Rechnung gestellt.
4. Entgelte sind grundsätzlich nicht erstattungsfähig, es sei denn, zwingendes Recht oder die Parteien haben ausdrücklich etwas anderes vereinbart.
5. Der Kunde darf nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen.
6. Überschreitet der Kunde die vertraglich vereinbarten Nutzungskontingente, ist die explai GmbH berechtigt, zusätzliche Entgelte (Overages) gemäß der aktuellen Preisliste zu berechnen.
7. Die explai GmbH ist berechtigt, diese Nutzungsbedingungen und die explai Preisliste mit Wirkung für zukünftige Abrechnungszeiträume nach billigem Ermessen (§ 315 BGB) zu ändern, sofern die Änderung unter Berücksichtigung der Interessen der explai GmbH für den Kunden zumutbar ist, insbesondere bei gestiegenen Kosten, geänderten rechtlichen Anforderungen oder technischen Weiterentwicklungen.
8. Änderungen werden dem Kunden in Textform vor Inkrafttreten mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 4 Wochen nach Zugang und nutzt die Services weiter, gelten die Änderungen als genehmigt. Die explai GmbH weist in der Änderungsmitteilung auf das Widerspruchsrecht und die Frist hin. Im Falle eines Widerspruchs sind beide Parteien berechtigt, den Vertrag zum Zeitpunkt des geplanten Inkrafttretens der Änderung zu kündigen.

8. Rechte an geistigem Eigentum

1. Sämtliche Rechte an der explai Software und den explai Dienstleistungen, der Dokumentation sowie sonstigen von der explai GmbH bereitgestellten Materialien verbleiben bei der explai GmbH bzw. seinen Lizenzgebern.
2. Der Kunde ist nicht berechtigt, Schutzrechts- oder Urhebervermerke zu entfernen oder zu verändern.
3. Der Kunde räumt der explai GmbH ein unentgeltliches, nicht ausschließliches, zeitlich unbefristetes und auch über das Vertragsende hinausgehendes Nutzungsrecht an übermittelten Vorschlägen, Ideen und Feedback zur Produkt- und Prozessverbesserung der explai Software oder den explai Dienstleistungen ein.

9. Gewährleistung und Haftung

1. Die explai GmbH erbringt ihre Leistungen mit üblicher Sorgfalt eines ordentlichen IT-Dienstleisters.
2. Eine bestimmte Beschaffenheit oder Eignung wird nur geschuldet, soweit sie ausdrücklich schriftlich vereinbart ist.
3. Die Parteien erkennen an, dass Fehler, Bias oder unvollständige Ergebnisse aufgrund der Natur von KI-Systemen nicht vollständig ausgeschlossen werden können; dies wird bei der Haftungsbemessung berücksichtigt.
4. Die Haftungsregelungen gelten auch für Schäden im Zusammenhang mit der KI-Funktionalität; eine darüberhinausgehende Garantie für inhaltliche Richtigkeit der Analysen wird nicht übernommen.
5. Zusicherungen und Haftungen für Dritt-KI-Dienste gelten nur in dem Umfang, in dem sie die explai GmbH vom jeweiligen Drittanbieter eingeräumt wurden; weitergehende Garantien werden nicht übernommen.
6. Soweit die explai Software KI-Funktionalitäten enthält, vereinbaren die Parteien Folgendes im Hinblick auf die KI-Verordnung (EU) 2024/1689: (a) Der Kunde bestimmt die Zwecke der Nutzung, die Eingabedaten sowie die Bewertung und Verwendung der Ausgaben und ist damit grundsätzlich Betreiber im Sinne der KI-Verordnung. (b) Die explai GmbH stellt die technischen Komponenten bereit; soweit sie KI-Systeme wesentlich verändert oder unter eigenem Namen vermarktet, kann sie als Anbieter gelten. (c) Die endgültige Rollenzuweisung hängt vom konkreten Einsatzszenario ab und wird bei Bedarf gesondert vereinbart.
7. Die Parteien gehen davon aus, dass die explai Software keine Hochrisiko-KI-Systeme im Sinne von Art. 6 i.V.m. Anhang III der KI-Verordnung umfasst. Sollte der Kunde die explai Software in einem Hochrisiko-Kontext einsetzen wollen, ist dies der explai GmbH vorab anzuzeigen; die Parteien werden dann gesonderte Regelungen zur Erfüllung der Anforderungen nach Art. 8-15 KI-VO treffen.
8. Soweit die explai GmbH KI-Modelle von Drittanbietern einsetzt (z.B. Large Language Models), ist der jeweilige Drittanbieter für die Einhaltung der Anforderungen an Modelle mit allgemeinem Verwendungszweck (GPAI) gemäß Art. 51-56 KI-VO verantwortlich. Die explai GmbH wählt Drittanbieter sorgfältig aus und stellt dem Kunden auf Anfrage Informationen über die eingesetzten GPAI-Modelle zur Verfügung.
9. Die explai GmbH unterstützt den Kunden im angemessenen Umfang bei der Erfüllung regulatorischer Anforderungen nach der KI-Verordnung, insbesondere durch Bereitstellung von Dokumentation, Transparenzangaben und Informationen zur Funktionsweise der KI-Komponenten, soweit diese die von der explai GmbH verantworteten Systemkomponenten betreffen. Der Kunde ist für die Erfüllung etwaiger Transparenzpflichten gegenüber betroffenen Personen nach Art. 50 KI-VO verantwortlich.

10. Exportkontrolle und Drittlandzugriff

1. Der Kunde ist für die Einhaltung etwaiger exportkontrollrechtlicher Beschränkungen hinsichtlich der von ihm eingebrachten Daten verantwortlich.
2. Soweit personenbezogene Daten oder Geschäftsgeheimnisse in Drittländer übermittelt werden (z.B. durch Nutzung von KI-Diensten in den USA), stellen die Parteien im Rahmen ihrer jeweiligen Verantwortlichkeit sicher, dass hierfür die gesetzlich erforderlichen Garantien (z.B. Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln) vereinbart sind.

11. Audit- und Revisionsrechte

1. Die explai GmbH weist dem Kunden auf Anfrage geeignete Nachweise zu Informationssicherheit, Datenschutz und Verfügbarkeit nach (z.B. Zertifikate, Auditberichte).
2. Individuelle Vor-Ort-Audits bedürfen einer gesonderten Vereinbarung, sind rechtzeitig anzukündigen und auf das erforderliche Maß zu beschränken. Die Kosten eines Vor-Ort-Audits trägt der Kunde, es sei denn, das Audit deckt wesentliche Vertragsverletzungen der explai GmbH auf.
3. Vor-Ort-Audits dürfen nicht ohne Zustimmung der explai GmbH an Drittanbieter delegiert werden.

12. Mitwirkungspflichten des Kunden

1. Der Kunde stellt rechtzeitig und unentgeltlich alle für die Leistungserbringung erforderlichen Informationen, Daten, Zugänge und Ansprechpartner zur Verfügung und wirkt bei Tests, Abnahmen und Konfigurationsanpassungen angemessen mit. Bei On-Premises-Betrieb umfasst dies insbesondere die Bereitstellung der erforderlichen IT-Infrastruktur (Server, Speicherplatz, Netzwerkzugänge) sowie gegebenenfalls IT-Services (Datenbankdienste, Netzwerkdienste) und die Einräumung entsprechender Zugriffsrechte für die Installation und Wartung durch die explai GmbH.
2. Verzögerungen oder Mehraufwände aufgrund fehlender oder unzureichender Mitwirkung gelten nicht als Pflichtverletzung der explai GmbH und können gesondert in Rechnung gestellt werden.

13. Laufzeit und Kündigung

1. Der Vertrag wird für die im Angebot oder der Auftragsbestätigung festgelegte Mindestlaufzeit geschlossen und verlängert sich jeweils automatisch um die dort bestimmten Folgelaufzeiten, sofern er nicht 3 Monate vor Ende der Laufzeit gekündigt wird.
2. Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn der Kunde trotz Mahnung nachhaltig gegen wesentliche Vertragspflichten verstößt.
3. Mit Vertragsende erlischt das Nutzungsrecht; die explai GmbH wird Kundendaten nach Ablauf etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen löschen oder anonymisieren, soweit nicht eine anderweitige Vereinbarung zur Datenausgabe besteht.
4. Die explai GmbH räumt dem Kunden für 3 Monate nach Vertragsende einen read-only-Zugang zum Datenexport ein. Die Daten werden in einem gängigen, maschinenlesbaren Format (z.B. CSV, JSON, PDF) bereitgestellt.

14. Sonstiges

1. Diese Nutzungsbedingungen unterliegen ergänzend den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der explai GmbH, soweit diese dem Kunden bei Vertragsschluss in Textform zur Verfügung gestellt wurden.
2. Keine Partei haftet für die Nichterfüllung vertraglicher Pflichten, soweit diese auf Ereignissen höherer Gewalt (z.B. Naturkatastrophen, Krieg, Strom- oder Netzausfälle, weitreichende Ausfälle von Cloud-/Netzbetreibern) beruht, die außerhalb ihres zumutbaren Einflussbereichs liegen.
3. Im Kollisionsfall gehen individuell vereinbarte Regelungen (Angebot, Auftragsbestätigung, SLA, oder ähnlich) diesen Nutzungsbedingungen vor.
4. Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die Parteien sind verpflichtet, wirtschaftlich möglichst gleichwertige Ersatzbestimmungen zu vereinbaren.
5. Die Parteien vereinbaren, dass ausschließlich die deutsche Fassung dieser Nutzungsbedingungen rechtlich verbindlich ist. Die englische Fassung dient lediglich der Höflichkeit und Information; im Falle von Abweichungen, Widersprüchen oder Auslegungsunterschieden ist ausschließlich der deutsche Text maßgeblich.
6. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Textformerfordernisses.